Elektronisk registreringssystem - FAQ

Bilde av testbase fysio

Hvilken informasjon trenger man for å registrere en pasient?

For å registrere en pasient inn i systement trenger du pasientenes for- og etternavn, personnummer, mobilnummer og e-post adresse. Det er ikke noe i veien for å fylle ut resten av informasjonene som det etterspørres om i registreringssystemet, men dette er ikke nødvendig for å kunne registrere en pasient.

Hvorfor må man legge inn pasientens personnummer?

Innsamling av data elektronisk krever høyeste sikkerhetsnivå (nivå 4). Dette krever innlogging på lik linje med Altinn o.l. Innlogging skjer via ID-porten (BankID, BankID på mobil, BuyPass, Commfides), og personnummeret er nødvendig for at ID-porten skal finne frem til riktig person i registreringssystemet.

Hvorfor må man legge inn pasientens e-post og mobilnummer?

Når pasienten registreres inn i systemet sendes det automatisk ut en sms og et e-post varsel om at pasienten skal svare på en spørreundersøkelse i AktivA. I e-posten er det også en link til innlogging.

Hva gjør jeg hvis pasienten ikke har e-post konto?

Pasienten må da oppfordres til å gå inn på www.aktivmedartrose.no under fanene For pasienter og logge seg inn på det elektroniske registreringssystemet når hun/han mottar sms-varsel.

Jeg har skrevet en feil i pasientens e-post adresse?

Dette kan enkelt endres på ved å søke opp pasienten under Repondent søk. På siden der man får opp en kalender vil det være bilde av en blyant oppe i høyre hjørne. Hvis du trykker på denne vil det duke opp en side med informasjon om pasienten. Her kan du endre på alt utenom brukernavnet (dvs personnummeret)

Hva gjør jeg hvis pasienten ikke har BankID eller liknende for å logge seg inn?

Dersom pasienten ikke ønsker å skaffe seg BankID eller liknende, så registreres pasienten inn i registreringssystemet på vanlig mate, men i stedet for å legge inn pasientens e-post adresse, så legger du inne send_skjema@aktivmedartrose.no. Dette gjør at prosjektgruppen i AktivA får beskjed om å sende ut spørreskjema i papirformat. Det er da viktig at pasietens adresse blir registrert slik at det er mulig å vite hvor spørreskjema skal sendes. Besvarelser fra pasienten vil bli sendt tilbake til prosjektgruppen i AktivA via frankert svarkonvolutt og vil bli lagt inn i systemet av en i prosjektgruppen.

Hva gjør jeg hvis pasienten ikke har mottat noen mail?

Dersom pasientens mailadressen ble lagt inn etter at pasienten var registrert, eller dersom det er skrivefeil i adressen som er lagt inn så vil ikke pasienten motta mail. Når mailadressen er rettet opp eller lagt til kan det sendes ut en ny mail til pasienten ved å søke opp pasienten slik at du kommer til skjermbildet med en kalender. Trykk deretter på Legg til kartleggingsplan og velg Ny mail oppstart. Trykk deretter på Velg en dag og trykk i kalenderen på den dagen du ønsker mailen skal bli sendt ut.

Hvor lang tid har jeg (og pasienten) på å svare på spørreskjemaene?

Spørreskjemaene vil være åpne for besvarelse i 28 dager. Pasienten får påminnelse etter 7 dager.

Pasienten vil gjerne delta i spørreundersøkelsen, men har glemt å svare på samtykkeskjemaet innen tidsfristen har gått ut

Etter 28 dager vil samtykkeskjemaet lukke seg og pasienten vil da ikke lenger ha mulighet for å svare. Pasientens konto vil da bli deaktivert. Du kan åpne opp igjen kontoen ved å søke opp pasienten og trykke på blyanten oppe i høyre hjørne når du står i kalenderskjermbildet. Ca midt på siden er det noen bokser, og du skal hake av i boksen som heter Aktiver konto. Gå deretter tilbake til kalenderskjermbildet ved å trykke på tilbake-knappen opp i venstre hjørne og legg til en ny spørreskjemapakke med samtykkeskjema ved å gå på Legg til kartleggingsplan, velge AktivA hovedplan, trykke Velg dag og trykke på dagens dato i kalenderen. Dersom du ønsker hjelp til dette, så kan du kontakte prosjektgruppen i AktivA på fysio@aktivmedartrose.no

Jeg var ikke ferdig med å svare på et spørreskjema og få får jeg ikke åpnet det for å legge inn nye svar

Dersom du trykker på Ferdig-knappen i et spørreskjema, vil skjemaet lukke seg og det vil ikke være mulig å legge inn flere svar etter det. Det er fullt mulig å legge inn noen svare en dag og så fortsette en annen dag, men da er det viktig å ikke trykke på Ferdig-knappen, men heller trykke på krysset eller hjem-knappen oppe i venstre hjørne i skjermbildet. Dersom du har lukket skjemaet før du var ferdig, kan dette reåpnes av systemansvarlig i AktivA. Ta kontakt på fysio@aktivmedartrose.no

Hva skjer hvis pasienten ikke svarer på samtykkeskjemaet

Verken du eller pasienten vil få tilgang til noen spørreskjemaer før pasienten har samtykket til deltagelse. Dersom pasienten ikke har svart på samtykkeskjemaet innen 28 dager, vil pasientens konto deaktiveres og det vil da ikke bli sendt ut spørreskjema til pasienten.

Hva skjer hvis pasienten ikke har svart på ett av spørreskjemaene?

Pasienten vil få en påminnelse etter 7 dager. Etter 28 dager vil alle spørreskjemaer automatisk lukke seg. Samlerapporter vil likevel bli generert, men det kan da forekomme manglende svar.